Как компании сменить юр. адрес
- 20 декабря 2022
- Просмотров:
1. Найдите новое помещение для смены адреса ООО
Юридический адрес в понимании законодателей - это место, где находится исполнительный орган компании. Иначе - это место работы руководителя ООО. С таким адресом компания проходит регистрацию в налоговом органе, он используется для получения официальной корреспонденции, для выездных проверок ФНС. Тесная связь адреса и взаимодействий с ФНС вынуждает соблюдать ряд правил при изменении этого параметра. Грамотное соблюдение правил позволит избежать негативных последствий, в частности - штрафа за несвоевременное уведомление о переезде. На первом этапе инструкции по смене адреса ООО рассмотрим все варианты помещений, которые можно рассмотреть для регистрации в них адреса ООО.
Какие помещения может рассмотреть компания:
- Коммерческие объекты. Самый распространенный формат нежилого помещения для регистрации адреса - офис в бизнес-центре. Но, если ООО занимается производством, то согласно требованиям, объект должен удовлетворять установленным стандартам - офис для таких целей уже не подходит.
- Жилые объекты. Компании могут вставать на учет в жилом помещении, которое является законным местом проживания для руководителя организации или одного из участников с долей в капитале от 50%. При этом, член ООО не обязан быть прописан в этом месте или быть полноценным собственником квартиры. Домашним является адрес, где представитель ООО законно проживает, а законными могут быть и договорные отношения. Компании с производственными направлениями деятельности использовать жилые адреса не вправе.
При любом варианте, должны соблюдаться стандартные требования к помещениям. Юр. адресом может быть объект в полностью достроенном, эксплуатируемом здании, которое реально существует и соответствует целям постройки.
Случается, что ООО не нуждается в офисе и компании невыгодно снимать помещение только для получения юр. адреса. Тогда, собственники принимают решение купить юр. адрес. Этот вариант также подразумевает аренду офиса, но в разы дешевле, так как не предусматривает полноценного использования помещения. К такому решению приходят компании, которым нужен юр. адрес формально - для регистрации, писем и приема проверок.
2. Соберите необходимые документы
Подготовка документов - это самый трудозатратный этап пошаговой инструкции по смене юр. адреса ООО. Рассмотрим, что именно потребуется собрать для налоговой:
- Решение участника или протокол собрания;
- Лист изменений устава или новая редакция учредительного документа, при необходимости;
- Форма Р13014;
- Согласие собственника жилого помещения или письменная гарантия владельца коммерческого объекта;
- Чек, подтверждающий уплату государственной пошлины (желательно приложить, если платили пошлину).
Далее расскажем детально о каждом документе из пакета бумаг для смену юридического адреса ООО. Образцы будут продемонстрированы в каждом пункте.
2.1. Решение единственного участника или протокол собрания
Первое, что должны сделать при смене адреса учредители ООО - заняться внутренними документами. Если в ООО один участник - он составляет решение о смене юр. адреса, а если учредителей больше - готовится протокол собрания. Можно использовать свои бланки, утвержденной формы для таких документов нет. Главное - отразить в содержании обязательные сведения. В обоих документах обязательно прописывается информация о компании, участниках, указывается место и дата составления документа, отмечается принятое решение сменить юр. адрес и (если необходимо) - устав. Также, в конце документа назначается ответственный представитель ООО за подачу документов в ФНС.
Решение единственного участника о смене адреса ООО в пределах места нахождения без изменения устава
Решение единственного участника о смене адреса ООО в пределах места нахождения с внесением изменений в устав
Решение единственного участника о переезде ООО в другой населенный пункт с внесением изменений в устав
Решение о смене юр. адреса ООО составляет при условии ограниченного числа собственников, а точнее - только одного. В этом случае учредитель сам выносит решение и сам его подписывает.
Протокол общего собрания учредителей о смене адреса ООО в пределах местонахождения без изменения устава
Протокол общего собрания участников о смене адреса ООО в пределах местонахождения с внесением изменений в устав
Протокол общего собрания участников о переезде ООО в другой населенный пункт с внесением изменений в устав
Протокол общего собрания о смене юр. адреса ООО заполняет, если учредителей больше одного. В ООО по законодательству может быть до 50 участников. Такой документ составить труднее, ведь всем собственникам придется собраться одновременно вместе, обозначить вопросы для обсуждений, проголосовать по ним и зафиксировать результаты. В протоколе отражаются итоги собрания членов компании и результаты голосования. Рассмотрим, какие вопросы компании нужно вынести на повестку дня для смены юридического адреса ООО:
- Назначение председателя, выбор секретаря и ответственного за подсчет результатов голосования;
- Изменение адреса ООО;
- Необходимость корректировки данных в уставе и способ;
- Способ фиксации результатов собрания и подтверждения присутствующих.
2.2. Оформление изменений в уставе ООО при смене адреса
Содержание устава в случае переезда ООО в некоторых ситуациях подлежит изменению. Данная необходимость определяется формулировкой записи прежнего адреса компании и отдаленностью нового адреса.
На свое усмотрение учредители общества с ограниченной ответственностью прописывают в уставе один из двух возможных параметров юр.адреса:
- Только местонахождение. Подразумевается краткая запись, в которую включается только код региона, тип и название муниципального образования. Допустим, так: код субъекта 67, город Смоленск.
- Подробный адрес в пределах местонахождения. Это полная запись адреса, со всеми структурными элементами: район, улица, строение, дом, номер офиса.
При каких обстоятельствах устав ООО при смене адреса нужно изменить:
- Юридическое лицо меняет регион местонахождения;
- Прежний адрес в уставе был записан полностью.
При каких обстоятельствах устав ООО при смене адреса не нужно менять:
- Когда в уставе указано лишь местоположение, а новый адрес входит в его пределы. К примеру, адрес был записан, как “код 67, город Смоленск”, и ООО решило снять офис в этом же городе, но в другом здании.
При корректировке адреса в уставе, может быть использовано 2 способа. Внести поправки можно через лист изменений, который дополнит действующий документ, или полностью отредактировать устав, приняв его новую редакцию. Первый способ удобен, когда изменений мало (например - только адрес). Тогда достаточно вписать новые данные на лист и сделать его дополнением к старой версии устава. Если же ООО приняло решение о масштабных переменах, одновременно изменив несколько пунктов устава, то целесообразно переписать его полностью. Например, кроме адреса, в компании меняется состав участников, перераспределяются доли, вносятся новые положения и пр. Но, способ внесения правок всегда является выбором ООО. Если компании удобно работать с большим количеством приложений к уставу - это ее право.
2.3. Заявление Р13014
Бланк Р13014 с 2020 года используется вместо двух заявлений (ранее подавались формы Р13001 для корректировки устава и Р14001 для обновления сведений в гос. реестре юр.лиц). Новый бланк позволяет одновременно отразить изменения в ЕГРЮЛ и в уставе. С его помощью вы можете оформить изменение адреса ООО. В данном заявлении 66 листов, но все заполнять не придется. При смене адреса информация вносится только на титульную страницу, лист Б и лист Н.
Порядок подачи формы Р13014 отличается, в зависимости от местоположения нового адреса. Расскажем о каждом варианте.
Компания переезжает в другой город, в объект коммерческого назначения
Форма Р13014 при переезде ООО в другой населенный пункт. Уведомительный этап
Форма Р13014 при переезде ООО в другой населенный пункт со сменой устава. Регистрационный этап
Этот вариант предусматривает подачу заявления в 2 этапа:
- Уведомление прежней инспекции. Заявление подается в старую ИФНС в течение 7 дней от момента принятия решения.
- Регистрация в новой ИФНС. Повторно заявление подается в ИФНС по новому адресу, через 20 дней после отправки первого заявления.
Обратите внимание, что в любом из этих случаев организации придется вносить изменения в устав, поскольку вне зависимости от варианта написания адреса в уставе будет изменен регион местоположения.
Компания меняет город, проходит регистрацию на жилой адрес
Форма Р13014 при переезде ООО в другой населенный пункт на домашний адрес участника/директора
Как мы уже писали, жилой адрес в качестве юридического может быть использован, если является законным местом проживания члена ООО с долей от 50% или директора организации. В этом случае смена адреса ООО по заявлению Р13014 проходит в один этап, несмотря на смену подразделения контролирующего органа. Также в Р13014 указывается внесение изменений в устав ООО, так как ООО переезжает в другое муниципальное образование.
Компания находит новое помещение в черте того же города
Образец заполненной формы Р13014 при переезде ООО внутри населенного пункта без смены устава
Образец заполненной формы Р13014 при переезде ООО внутри населенного пункта со сменой устава
Перемещение офиса в черте одного города также считается сменой юр. адреса. По Р13014-ой форме компания сообщает новые данные в свою ИФНС. Возможно, вы нашли более удобный офис или другое помещение, которое удовлетворяет целям ООО, или решили встать на учет по месту жительства руководителя. В любом случае, изменения будут проходить одноэтапно, а заполнение бланка зависит от обстоятельств:
- Изменения только в ЕГРЮЛ вы отметите, если старый адрес был указан в формате местоположения. Субъект останется тот же, поэтому в уставе ничего редактировать не потребуется.
- Изменения и в ЕГРЮЛ, и в устав нужно будет отметить, если старый адрес был указан в учредительном документе целиком (с конкретной улицей и зданием).
Строгих правил заполнения формы Р13014 необходимо придерживаться при любом варианте переезда. Обратите на них особое внимание:
- При смене адреса ООО, заявление Р13014 можно заполнить или полностью от руки, или полностью на ПК. В первом случае необходимо подобрать ручку с темной пастой и писать в ячейках только заглавными печатными буквами. Во втором случае важно сразу выставить правильный шрифт и размер - Courier New, размер 18.
- Информация в заявление вносится с учетом правила: 1 ячейка = 1 символ. При этом, пробелы и знаки препинания также являются символами и заслуживают места в своей отдельной ячейке.
- Допускается любой вариант печати, в том числе - двусторонняя. Но, сшивать готовое заявление не нужно - это усложнит дальнейшее сканирование.
- При необходимости указать в заявлении информацию из официальных документов, вам нужно в точности перенести ее, с теми же сокращениями и знаками препинания.
- На заполненных страницах проставляется трехзначная нумерация, от 001.
- Поле “контактный телефон” заполняется с кода страны (для России +7). Если нужно записать стационарный номер, то дополнительно укажите код города.
Любое отклонение от вышеописанных правил приводит к отказу в приеме заявления. Причина в том, что в налоговой документы считываются машинным способом, а нарушение правил приводит к несоответствию заданных алгоритмов. Если вы ошибетесь или пропустите одно из требований - вы не сможете сменить юр. адрес ООО.
2.4. Согласие от владельца помещения
Согласие собственников жилого помещения
Согласие собственника нежилого помещения
Важным условием при смене юридического адреса ООО является получение согласия от собственника нового помещения. Какой именно документ подтвердит разрешение хозяина объекта - зависит от назначения помещения:
- Если помещение жилое, то есть адрес является местом жительства директора или члена ООО с долей от 50%, то каждый из владельцев квартиры/дома должен письменно оформить согласие. Форма свободная. В согласии указывается информация о хозяине жилплощади, о законном праве проживания члена компании, прописывается фраза о согласии на регистрацию ООО.
- Если помещение коммерческое, то его владелец составляет гарантийное письмо. Форма письма также свободная. В гарантии прописываются данные собственника, предоставляется разрешение на регистрацию ООО в коммерческом помещении и подтверждается намерение о заключении договора аренды.
В любом случае, согласие или гарантия должны дополняться правоустанавливающими документами. Так инспекторы ФНС смогут сверить данные реального владельца объекта и автора письма.
3. Оплатите государственную пошлину
В случае смены юр. адреса по 13014-му заявлению, юр. лица уплачивают государственную пошлину 800 рублей. Но, это требуется не всегда, а только при наличии корректировок устава ООО при смене адреса. Значит, вы не обязаны платить сбор при переезде в рамках одного города и отсутствии изменений в учредительном документе.
Есть возможность и вовсе не платить пошлину даже при условии корректировки устава. Она доступна тем, кто готов подать документы в налоговый орган в электронном виде. То есть, вы освобождаетесь от уплаты сбора, если директор направляет бумаги по ЭЦП, вы обращаетесь для электронной подачи документов к нотариусу или подаете готовый пакет через МФЦ.
При выборе способа подачи, требующего оплаты госпошлины, стоит заранее заняться этим вопросом и иметь оплаченную квитанцию уже в момент подачи. По закону, вы не обязаны предъявлять подтверждение платежа - инспекторы могут проверить поступление сами. Но, наличие чека может выручить в нестандартной ситуации, например - когда банк задержал платеж. В другом случае, инспектор отправил бы вас домой, назначив встречу на другой день, что привело бы к пропуску сроков при смены адреса ООО в ИФНС. Но, имея чек, вы сразу подтвердите оплату и процесс не придется откладывать.
4. Передайте документы о смене адреса ООО в ИФНС
Поскольку сведения об адресе юридического лица внесены в ЕГРЮЛ, любая корректировка должна производится своевременно. При смене юр. адреса, в налоговой ваше заявление должно появиться в 7-дневный срок с момента принятия решения о переезде. Чтобы уведомить ИФНС в рамках установленного порядка, компания готовит пакет бумаг по списку, описанному выше. Подача производится по адресу ИФНС в текущем регионе.
На сегодняшний день предусмотрено несколько вариантов взаимодействия с налоговым органом. Есть возможность обратиться и онлайн, и оффлайн:
- Онлайн - через сайт налоговой, потребуется ЭЦП директора ООО;
- Онлайн - с помощью нотариуса, который передаст документы в инспекцию, используя свою цифровую подпись;
- Оффлайн - лично принести готовые, распечатанные документы в инспекцию;
- Комбинированный вариант, через МФЦ: в центр вы можете прийти с распечатанными бумагами, а сотрудники сами проведут сканирование и предоставят бумаги в налоговую уже в цифровом виде.
5. Удостоверьтесь в смене юридического адреса ООО
В срок 5 рабочих дней компания узнает о смене юр. адреса. Решение налогового органа можно проверить несколькими способами:
- Проверить уведомления о новых письмах на email. Адрес электронной почты заявитель указывает в форме Р13014 и на него налоговая отправляет решение о смене юр. адреса в формате свежей выписки из ЕГРЮЛ. Если же решение отрицательное, то в письме вы найдете указание на причину.
- Бесплатно скачать выписку из реестра на сайте налоговой.
Даже если ваше заявление было отклонено, вы можете исправить ситуацию. Важно лишь узнать - почему вам отказали в смене юр. адреса в налоговой. Чаще всего юр. лица допускают ошибки при заполнении формы Р13014, используют неактуальные бланки или предоставляют неполный пакет документов. Тогда, вы просто исправляете ошибку и обращаетесь повторно.
Если же вы увидели в реестре новый адрес, но поняли - что он внесен с ошибкой, нужно действовать, отталкиваясь от виновника. Так, если неверная запись является ошибкой инспектора, нужно подать заявление с просьбой о корректировке в свободной форме. Если же ошибка - ваша вина, тогда подайте форму Р13014 повторно, отметив в ней причину подачи “исправление ошибок”. Для этого, отметьте значение “4” во втором пункте на титульном листе и правильно укажите свой новый адрес.